article | Berita | 2025-10-21 11:05:00
Banyumas- Di tengah perkembangan zaman yang makin pesat , instansi di dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat tidak bisa lagi mengandalkan sistem tradisional. Maka dari itu muncul berbagai jenis layanan digital di Mahkamah Agung (MA), salah satunya di Pengadilan Negeri (PN) Purwokerto, Jawa Tengah.Layanan kepada masyarakat secara digital seperti E-Court, E- Berpadu, SIPP, dan lain sebagainya. Akan tetapi di tengah tengah pelayanan yang dilaksanakan secara digital ada beberapa hal yang masih dilakukan secara tradisional yaitu adalah sistem pengarsipan. Pengarsipan dokumen merupakan Hal yang menjadi perhatian utama di setiap instansi terkhusus untuk Pengadilan dikarenakan segala bentuk aktivitas yang dilaksanakan akan di masukkan kedalam bentuk arsip berbentuk kertas yang tentunya ini sudah berlaku sejak lama. Di sisi lain ada hal yang bisa memberikan banyak sekali nilai tambah yaitu ada pengarsipan secara digital.Pengarsipan dokumen yang bergantung kepada berkas kertas fisik memang sudah mandarah daging meskipun dianggap lebih mudah akan tetapi disisi lain pengarsipan digital memberikan banyak sekali solusi dan kemudahan yang bisa membawa banyak sisi positif tapi pastinya disetiap perubahan akan ada gejolak dan penolakan. Di sisi lain, arsip berbasis digital bukan sekadar proses untuk memanfaatkan teknologi, melainkan sebuah transformasi dari sistem lama ke sistem yang baru yang bisa membuka jalan bagi untuk sebuah era baru.Arsip Konvensional VS Arsip DigitalArsip konvensional, atau penyimpanan dokumen dalam bentuk fisik (kertas), telah menjadi kebiasaan yang sulit sekali dihilangkan bahkan dalam Rapat sekalipun Notulen dibuat diatas kertas padahal jika memanfaatkan Tekhnologi bisa mempermudah dan memepercepat proses notulensi dan begitu pula memudahkan proses pengarsipan. Di sisi lain Arsip Konvensional membawa sejumlah keterbatasan strategis dan operasional di antaranya:-Anggaran yang tersedot untuk merawat arsip Kertas: Anggaran yang cukup banyak terserap hanya untuk pemeliharaan arsip berbasis kertas. dengan ratusan perkara setiap tahun, biaya ini tidak hanya berulang, tapi juga tidak menghasilkan nilai tambah yang signifikan.-Ruang penyimpanan yang terus membesar: Setiap dokumen fisik membutuhkan ruangan yang luas yang membutuhkan perawatan khusus seperti memerlukan ac agar tidak lembab dan pemeliharaan berkala agar tidak terkena rayap. Jika diaplikasikan pada jumlah arsip aktif dan non-aktif yang mencapai ribuan dan semakin bertambah setiap tahunnya, maka ruangan yang digunakan untuk arsip menjadi penuh dan membutuhkan ruang tambahan.-Mempengaruhi Struktur Bangunan : Arsip dengan berat tertentu yang menempati sebuah ruangan lama kelamaan akan memperngaruhi struktur bangunan dan bisa membuat bangunan melengkung atau amblas.-Risiko hilang dan rusak: Arsip penting di instansi YANG sering mengalami kerusakan atau kehilangan sebagian besar karena kelembapan, dimakan rayap , kondisi alam, belum lagi faktor faktor seperti kebocoran atap yang membuat ruangan lembab atau bahkan ditumpuknya arsip yang terlalu lama.-Proses pencarian lama. Mencari dokumen yang sudah tersimpan bisa memakan waktu yang lama.Dikarenakan oleh hal tersebut Pengadilan Negeri Purwokerto membuat sebuah terobosan untuk melaksanakan digitalisasi arsip yang bisa menjadi sebuah “Game Changer” bagi sistem Pengarsipan.“Digitilasasi arsip adalah sebuah keharusan ditengah kemajuan zaman yang begitu pesat, ini adalah sebuah kebutuhan yang amat sangat strategis serta dengan adanya perubahan dari arsip yang selama ini basisnya kertas menjadi arsip yang basis nya digital yang menawarkan begitu banyak keuntungan seperti meringankan biaya secara jangka panjang yang selama ini habis untuk mengurus arsip bisa dipergunkan untuk hal lain , kemudian kemudahan dalam mengamankan data kita sudah tidak akan takut jika arsip basah , dimakan rayap dsb dan tentunya dengan arsip yang digital bisa mepercepat jika membutuhkan data," ujar Ketua PN Purwokerto, Eddy Daulatta Sembiring, Selasa (21/10/2025).Dengan berpegang pada keyakinan tersebut PN Purwokerto melakukan langkah strategis dengan melaksanakan beberapa hal untuk mengaplikasikan digitalisasi arsip antara lain:Membentuk tim dari pegawai pegawai yang berkompeten di bidangnya dan memberikan suntikan ilmu serta menggabungkan visi dan misi maka Tim inilah yang akan memimpin berbagai bentuk kegiatan, pelaksanaan, dan evaluasi.Menyediakan Peralatan yang memadai yaitu Bookscanner Czur ET 18 pro sejumlah 2 unit. Untuk menunjang kinerja dari Pegawai yang melaksanakan pengarsipan.Melakukan pemisahan antara dokumen dokumen yang masih aktif dan non-aktif untuk mulai dilakukan proses scanning. Dimulai dari perkara perkara yang masih aktif disusul dengan perkara yang sudah tidak aktif.Mengembangkan dan belajar terus menerus terkait proses digitalisasi arsip karena di dunia digital yang begitu luas maka setiap harinya aka nada perkembangan yang bisa diadopsi guna mempermudah digitalisasi arsip.Melaksanakan pelatihan dan sosialisasi kepada seluruh pegawai Pengadilan Negeri Purwokerto. Pelatihan ini diberikan oleh orang yang berkeompeten di bidangnya (contoh: Komdigi);Mencanangkan rencana jangka pendek dan jangka Panjang, untuk rencana jangkan pendek akan dievaluasi selama 1-3 bulan sekali sementara jangka Panjang akan dilaksnaakan selama 1–3 tahun yang dibuat secara realistis, disertai evaluasi berkala untuk menilai kemajuan program digitalisasi arsip."Dengan penuh komitmen yang dicanangkan bersama, digitalisasi arsip bukanlah sebuah keniscahyaan akan tetapi jika dilaksanakan secara teratur dan terukur akan membuat sebuah perubahan yang signifikan, dan hal tersebutlah yang telah dibuktikan oleh PN Purwokerto," ujarnya.PN Purwokerto telah menunjukkan bahwa transformasi digital bukan hal yang mustahil. Dengan dukungan infrastruktur yang tepat dan terus berkembang, kepercayaan pimpinan, dan kesadaran kolektif pegawai, digitalisasi arsip kini bukan lagi mimpi, tapi perjalanan nyata yang sedang berjalan. "Tidak ada yang benar-benar terlambat untuk mulai hanya yang memilih untuk menunda, yang benar-benar ketinggalan."
