Sebelum memeriksa pokok perkara, seorang hakim perlu memastikan bahwa para pihak telah dipanggil secara sah dan patut. Hal ini penting sebab setiap pihak harus memperoleh kesempatan untuk mengetahui adanya perkara dan mempersiapkan pembelaan. Jika pemanggilan tidak terlaksana dengan baik, maka persidangan dapat tertunda dan putusan berpotensi dipersoalkan.
Sejak berlakunya PERMA Nomor 7 Tahun 2022, pemanggilan terhadap pihak yang tidak memiliki domisili elektronik dilakukan melalui surat tercatat. Selanjutnya, SEMA Nomor 1 Tahun 2023 mengatur tata cara pelaksanaannya melalui kerja sama dengan PT Pos Indonesia. Sistem ini memudahkan pengadilan melacak pengiriman dan menyimpan bukti penyampaian surat. Namun, status terkirim belum tentu membuktikan bahwa panggilan telah diterima oleh pihak yang tepat. Karena itu, pelaksanaan surat tercatat masih perlu diperbaiki agar tujuan pemanggilan dapat tercapai. Ada empat langkah yang dapat dilakukan pengadilan tanpa harus menunggu perubahan peraturan.
Isi
Baca Juga: Memaknai Status “Kawin Belum Tercatat” pada Dokumen Kependudukan
Ketentuan hukum
acara perdata telah mengatur bahwa panggilan harus disampaikan kepada pihak
yang bersangkutan dengan tenggang waktu paling sedikit tiga hari kerja sebelum
persidangan (HIR, Pasal 121 dan 122; RBg, Pasal 145 dan 146). Namun dalam
pelaksanaannya, masih ditemukan kendala, seperti penerima tidak berada di
tempat, rumah kosong, atau alamat tidak ditemukan. Seperti contoh di Pengadilan
Agama Palangka Raya juga pernah menyampaikan adanya kendala pengiriman surat
tercatat tersebut (2024).
Surat yang
dikembalikan atau retur sering kali hanya dicatat sebagai pengiriman gagal,
kemudian dikirim kembali ke alamat yang sama. Padahal, alasan pengembalian
perlu diketahui agar pengadilan dapat menentukan langkah berikutnya. Bisa jadi
alamat tidak lengkap, penerima sudah pindah, atau nama penerima tidak sesuai.
Jika penyebabnya tidak dicatat, masalah serupa dapat terulang dalam perkara
lain. Untuk mengatasi hal tersebut, terdapat empat langkah yang dapat
diterapkan.
Pertama, memeriksa alamat sebelum surat
dikirim.
Petugas perlu
mencocokkan alamat dalam surat gugatan, dokumen identitas yang dilampirkan, dan
data pada Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP). Alamat sebaiknya memuat
informasi lengkap, termasuk RT, RW, nomor rumah, dan keterangan tambahan yang
membantu menemukan lokasi penerima. Jika alamat tidak lengkap atau meragukan,
pengadilan perlu meminta konfirmasi kepada penggugat sebelum surat dikirim.
Pemeriksaan ini dapat mengurangi risiko surat dikembalikan karena kesalahan
alamat.
Kedua, menggunakan kode alasan retur
yang seragam.
Setiap surat
yang dikembalikan perlu dicatat berdasarkan alasan yang jelas, misalnya alamat
tidak lengkap, alamat tidak ditemukan, penerima pindah, rumah kosong, atau
penerima menolak menerima surat. Kode yang seragam akan memudahkan petugas
menyusun laporan. Pimpinan pengadilan juga dapat mengetahui penyebab retur yang
paling sering terjadi sehingga perbaikan dapat dilakukan berdasarkan permasalahan
yang ditemukan.
Ketiga, menetapkan batas waktu tindak
lanjut.
Surat retur
perlu segera ditangani agar tidak menumpuk menjelang jadwal persidangan.
Pengadilan dapat menetapkan batas waktu tindak lanjut, misalnya paling lambat
dua hari kerja sejak surat retur diterima. Tindak lanjut dapat berupa
konfirmasi alamat kepada penggugat, pengiriman ulang setelah alamat diperbaiki,
atau penyampaian langsung melalui jurusita sesuai ketentuan. Apabila tempat
tinggal tergugat tidak diketahui, pengadilan dapat menggunakan mekanisme
pemanggilan sebagaimana diatur dalam HIR Pasal 390 ayat (3).
Keempat, melakukan evaluasi bersama PT
Pos Indonesia.
Pengadilan perlu
melakukan koordinasi secara berkala dengan PT Pos Indonesia untuk membahas
kendala pengiriman. Kegiatan serupa telah dilakukan oleh Pengadilan Negeri
Cirebon melalui monitoring dan evaluasi pada 30 April 2025. Pengadilan Negeri
Waingapu juga mengadakan bimbingan teknis bagi petugas pos pada 11 Juni 2026
(PN Cirebon, 2025; Dandapala, 2026). Evaluasi sebaiknya menggunakan data retur
berdasarkan alasan dan wilayah pengiriman. Dengan demikian, pengadilan dan
pihak pos dapat mengetahui kendala yang sering terjadi serta menentukan langkah
perbaikan.
Mengukur Hasil Pelaksanaan Pemanggilan
Untuk mengetahui
keberhasilan langkah tersebut, pengadilan dapat menggunakan Indeks Kualitas
Pemanggilan (IKP). IKP bukan standar hukum untuk menentukan sah atau tidaknya
panggilan dan bukan kebijakan resmi Mahkamah Agung. IKP merupakan usulan alat
evaluasi internal yang dapat digunakan setiap bulan. Adapun dalam pengukurannya
mencakup empat indicator, yakni:
1.
Persentase surat panggilan yang
diterima paling lambat tiga hari kerja sebelum persidangan.
2.
Persentase surat retur
dibandingkan dengan seluruh surat yang dikirim.
3.
Rata-rata waktu yang dibutuhkan
untuk menindaklanjuti surat retur.
4.
Jumlah persidangan yang ditunda
karena pemanggilan belum memenuhi ketentuan.
Lalu hasil pengukuran dapat dibahas oleh
pimpinan pengadilan setiap bulan. Dengan begitu, data retur tidak hanya menjadi
laporan administrasi, tetapi juga menjadi bahan untuk memperbaiki pelaksanaan
pemanggilan.
Kesimpulan
Surat tercatat
memberikan kemudahan dalam pelacakan pengiriman dan penyimpanan bukti
penyampaian. Namun, keberhasilan pemanggilan tidak cukup dinilai dari status
surat yang tercatat telah terkirim. Pengadilan tetap harus memastikan bahwa
surat disampaikan kepada pihak yang tepat dan dalam waktu sesuai ketentuan
hukum acara. Hal ini penting untuk menjamin hak para pihak dalam persidangan.
Pengadilan juga memiliki kewajiban membantu pencari keadilan mengatasi hambatan
dalam proses peradilan guna mewujudkan peradilan yang sederhana, cepat, dan
berbiaya ringan sebagaimana diatur dalam Pasal 4 ayat (2) Undang-Undang Nomor
48 Tahun 2009 tentang Kekuasaan Kehakiman. (ldr)
Saran
Bagi pengadilan,
empat langkah tersebut perlu diterapkan dan disertai pencatatan IKP secara
berkala. Pada tahap awal, lembar kerja sederhana sudah cukup digunakan.
Bagi Direktorat
Jenderal Badan Peradilan Umum, perlu dipertimbangkan penambahan fitur kode
alasan retur yang seragam dalam SIPP agar data antarpengadilan dapat
dibandingkan.
Bagi PT Pos
Indonesia, perlu dilakukan penyampaian data penyebab retur berdasarkan wilayah
secara berkala serta peningkatan pemahaman petugas mengenai tata cara penyampaian
surat dan pengisian bukti pengiriman.
Daftar Pustaka
Dandapala. (2026). PN Waingapu NTT & Pos Indonesia Perkuat
Implementasi Surat Tercatat.
Herzien Inlandsch Reglement (HIR), Pasal 121, 122, dan 390.
Pengadilan Agama Palangka Raya. (2024). Sharing Knowledge PA
Palangka Raya dengan PT Pos Indonesia terkait Panggilan Surat Tercatat.
Pengadilan Negeri Cirebon. (2025). Monev SEMA Nomor 1 Tahun 2023
tentang Tata Cara Panggilan dan Pemberitahuan Melalui Surat Tercatat.
Peraturan Mahkamah Agung Nomor 7 Tahun 2022.
Rechtsreglement voor de Buitengewesten (RBg), Pasal 145 dan 146.
Surat Edaran Mahkamah Agung Nomor 1 Tahun 2023.
Undang-Undang Nomor 48 Tahun 2009 tentang Kekuasaan Kehakiman.
Baca Juga: Meneguhkan Peran Panitera Pengganti & Jurusita dalam Arus Pembaruan Hukum Pidana Nasional
Untuk Mendapatkan Berita Terbaru Dandapala Follow Channel WhatsApp : Info Badilum MA RI
